Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das aus zwei Komponenten besteht:
- Einem menschenlesbaren PDF – Ihr Kunde kann die Rechnung ganz normal am Bildschirm lesen und ausdrucken
- Eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten – Buchhaltungssysteme können die Rechnungsdaten automatisch einlesen und verarbeiten
Das macht ZUGFeRD besonders praktisch für den Übergang zur E-Rechnungspflicht: Sie versenden eine einzige Datei, die sowohl für Menschen als auch für Maschinen funktioniert.
ZUGFeRD nutzt als Datenformat das UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) Schema – dasselbe Format wie das französische Äquivalent Factur-X. Eine ZUGFeRD 2.x Rechnung ist daher gleichzeitig eine gültige Factur-X Rechnung und kann problemlos international eingesetzt werden.
ZUGFeRD-Versionen: Von 1.0 bis 2.3
Verwenden Sie immer die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3 mit dem Profil EN 16931. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und sind zukunftssicher aufgestellt. RechnungX erstellt automatisch die aktuelle Version im richtigen Profil.
ZUGFeRD-Profile: Welches erfüllt die E-Rechnungspflicht?
ZUGFeRD definiert verschiedene Konformitätsstufen (Profile), die sich im Umfang der enthaltenen Daten und der Gesetzeskonformität unterscheiden. Nicht alle Profile gelten als E-Rechnung im Sinne der deutschen E-Rechnungspflicht.
| Profil | Beschreibung | E-Rechnungspflicht | Verwendung |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Basisdaten (Rechnungsnummer, Betrag, Steuer) | Nicht ausreichend | Interne Verarbeitung, nicht für B2B-Versand |
| BASIC WL | Grunddaten ohne Positionsebene | Nicht ausreichend | Nicht für gesetzeskonforme E-Rechnungen |
| BASIC | Grunddaten mit Positionsebene | Nicht ausreichend | Nicht für gesetzeskonforme E-Rechnungen |
| EN 16931 | Vollständige EN 16931 Implementierung | Erfüllt Pflicht ✓ | Standard für B2B E-Rechnungen – empfohlen |
| EXTENDED | EN 16931 + erweiterte Felder für B2B | Erfüllt Pflicht ✓ | Für besondere B2B-Anforderungen |
| XRECHNUNG | ZUGFeRD-Container mit XRechnung-XML | Erfüllt Pflicht ✓ | Für Behördenrechnungen im ZUGFeRD-Container |
ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist besser?
Beide Formate sind EN 16931 konform und erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht. Die Wahl hängt von Ihrem Anwendungsfall ab:
- Ihr Kunde die Rechnung auch als normales PDF lesen können soll
- Sie Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) versenden
- Sie eine einfache Transition vom PDF-Versand wollen
- Ihr Kunde noch keine Software für reine XML-Dateien hat
- Sie international (z.B. Frankreich) arbeiten (Factur-X)
- Sie an Bundesbehörden oder öffentliche Auftraggeber abrechnen (Pflicht)
- Der Empfänger ausdrücklich XRechnung fordert
- Sie über das ZRE-Portal des Bundes übermitteln müssen
- Der Empfänger ein ERP-System mit direktem XML-Import hat
- Sie maximale Kompatibilität mit PEPPOL benötigen
Für die meisten Selbstständigen und KMU ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die praktischste Wahl für B2B-Rechnungen. Es ist gesetzeskonform, und Ihr Kunde kann die Rechnung trotzdem als normales PDF lesen – egal ob er eine moderne Buchhaltungssoftware hat oder nicht.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen – so geht's
Mit RechnungX erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 auf Knopfdruck – ohne technisches Wissen:
- Registrieren Sie sich kostenlos auf app.rechnungx.de
- Firmendaten eingeben: Name, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN
- Kunden anlegen mit Name und Adresse
- Rechnungspositionen eingeben – MwSt. wird automatisch berechnet
- Als ZUGFeRD exportieren – Sie erhalten ein PDF mit eingebettetem XML, EN 16931 konform
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Kostenlos starten →Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Kann mein Kunde eine ZUGFeRD-Rechnung ohne Spezialsoftware lesen?
Ja. Da ZUGFeRD ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten ist, kann jeder mit einem einfachen PDF-Viewer (Adobe Acrobat, Vorschau, etc.) die Rechnung lesen. Die XML-Daten werden automatisch verarbeitet, wenn der Empfänger eine kompatible Buchhaltungssoftware verwendet.
Gilt ZUGFeRD BASIC als E-Rechnung?
Nein. Die Profile MINIMUM, BASIC WL und BASIC erfüllen nicht die Anforderungen von §14 UStG (EN 16931). Nur die Profile EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG gelten als gesetzeskonforme E-Rechnungen. Achten Sie beim Export immer auf das richtige Profil.
Kann ich ZUGFeRD per E-Mail versenden?
Ja, ZUGFeRD-Rechnungen können bis zur vollständigen Einführung des Meldesystems (voraussichtlich 2028) per E-Mail als PDF-Anhang versandt werden. Da es sich um eine normale PDF-Datei handelt, ist der Versand per E-Mail technisch problemlos möglich.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Technisch gesehen sind ZUGFeRD 2.x und Factur-X identisch – sie basieren auf demselben UN/CEFACT CII Standard mit denselben Profilen. Factur-X ist der Name für den gemeinsamen deutsch-französischen Standard. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist daher automatisch auch eine gültige Factur-X-Rechnung.