Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen in Deutschland, bei inländischen B2B-Umsätzen elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format auszustellen und zu empfangen. Sie wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt, das im März 2024 in Kraft getreten ist.
Grundlage ist die Änderung von §14 UStG (Umsatzsteuergesetz). Ziel ist die Digitalisierung des Rechnungswesens und die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug durch das geplante transaktionsbasierte Meldesystem, das ab 2028 eingeführt werden soll.
Eine einfache PDF-Rechnung, ein Word-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung gilt künftig nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine echte E-Rechnung muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Zeitplan: Wann gilt welche Pflicht?
Was gilt als E-Rechnung?
Im Sinne des neuen §14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
- XRechnung (XML-Format)
- ZUGFeRD ab Profil EN 16931
- Factur-X (französisches Äquivalent)
- Andere EN 16931 konforme Formate
- Einfaches PDF (auch digital signiert)
- Word- oder Excel-Dokument
- Eingescannte Papierrechnung
- E-Mail mit PDF-Anhang
- ZUGFeRD Profil MINIMUM oder BASIC WL
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für alle im Inland ansässigen Unternehmer (§2 UStG), die Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer erbringen – also reine B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands.
Betroffen sind:
- GmbHs, AGs, UGs und andere Kapitalgesellschaften
- Einzelunternehmer und Gewerbetreibende
- Freiberufler (Anwälte, Ärzte, Berater, Architekten, IT-Freelancer…)
- Selbstständige in allen Branchen
- Kleinunternehmer nach §19 UStG (bei B2B-Rechnungen)
- Land- und forstwirtschaftliche Unternehmen
Nicht betroffen (Ausnahmen):
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto
- Fahrausweise und ähnliche Dokumente
- Rechnungen über Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG (steuerfreie Umsätze)
- Rechnungen an ausländische Unternehmer (EU-Ausland, Drittland)
Die Pflicht gilt nur, wenn beide Parteien – Rechnungssteller und Rechnungsempfänger – im Inland (Deutschland) ansässig sind. Ist eine der Parteien im Ausland ansässig, greift die deutsche E-Rechnungspflicht nicht.
Was droht bei Nichtbeachtung?
Das Gesetz sieht während der Übergangsphasen keine spezifischen Bußgelder für das Versenden von Papier- oder PDF-Rechnungen vor. Die Risiken sind dennoch real:
Ab 2028 soll ein digitales Meldesystem eingeführt werden, bei dem Rechnungsdaten in Echtzeit an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Dann wird die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht deutlich leichter nachweisbar – mit entsprechenden steuerrechtlichen Konsequenzen.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
- E-Rechnungen empfangen: Stellen Sie sicher, dass Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien empfangen und öffnen können (ab sofort)
- Software prüfen: Nutzt Ihre Buchhaltungssoftware EN 16931 konforme Formate? Wenn nicht, wechseln Sie zu RechnungX
- Mitarbeiter schulen: Klären Sie Ihr Team über die neuen Anforderungen auf
- Kundendaten aktualisieren: Erfragen Sie bei Kunden die Leitweg-ID (für Behördenrechnungen)
- Archivierung prüfen: E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden (GoBD)
- Erste E-Rechnung testen: Erstellen Sie jetzt Ihre erste XRechnung – kostenlos mit RechnungX
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Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Ja, die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG, sobald sie Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie lediglich von der Umsatzsteuer – nicht von der Pflicht zur Nutzung des richtigen Rechnungsformats.
Gilt die Pflicht auch für Vereine und gemeinnützige Organisationen?
Vereine und gemeinnützige Organisationen sind nur betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind (also Umsätze erzielen, die der Umsatzsteuer unterliegen). Für steuerfreie Umsätze gilt die Pflicht nicht.
Kann ich weiterhin Papierrechnungen ausstellen?
Während der Übergangsphase (2025–2026) können Sie Papierrechnungen und einfache PDFs versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 (große Unternehmen) bzw. 2028 (alle) ist das für inländische B2B-Rechnungen nicht mehr erlaubt.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und digitaler Rechnung?
Eine „digitale Rechnung" ist ein allgemeiner Begriff für jede Rechnung, die digital vorliegt – also auch ein PDF. Eine „E-Rechnung" im gesetzlichen Sinne ist dagegen eine strukturierte Rechnung im maschinenlesbaren Format (XRechnung oder ZUGFeRD), die EN 16931 entspricht. Der Unterschied ist rechtlich entscheidend.
Muss mein Steuerberater E-Rechnungen verarbeiten können?
Ja, Ihr Steuerberater sollte in der Lage sein, E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu verarbeiten. Die meisten modernen Steuerberatersoftware-Systeme (DATEV etc.) unterstützen dies bereits. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die notwendigen Anpassungen.